Archiwum zakładowe rośnie z roku na rok, a powierzchnia pomieszczenia pozostaje ta sama. Kolejne segregatory trzeba gdzieś zmieścić, więc regały się zagęszczają, korytarze zwężają, a dotarcie do konkretnej teczki zajmuje coraz więcej czasu. Prędzej czy później pojawia się pytanie: rozbudować składnicę czy lepiej wykorzystać to, co już jest? Właśnie tu wkraczają regały jezdne, nazywane też kompaktowymi – pozwalają przechowywać znacznie więcej dokumentów na tej samej powierzchni, bez wynajmowania dodatkowego pomieszczenia. W tym artykule pokazujemy, ile miejsca realnie da się w ten sposób odzyskać i na co zwrócić uwagę przy doborze regałów do archiwum. Zapraszamy do lektury!
Czym są regały przesuwne i jak działają?
Ten rodzaj regałów to system składowania, w którym poszczególne rzędy nie stoją nieruchomo, lecz przesuwają się po szynach zamontowanych w podłodze. Zamiast korytarza między każdą parą regałów wystarczy jeden przejazd roboczy na cały blok – otwierasz go tam, gdzie akurat potrzebujesz dostępu, przesuwając sąsiednie rzędy na bok. Regały metalowe przesuwne składają się z:
- torów jezdnych – prowadnic w podłodze, po których poruszają się regały; montowanych w poziomie lub wpuszczanych w posadzkę;
- podstaw jezdnych – ruchomych wózków z segmentami regałów;
- napędu – ręcznego (bezpośredniego), korbowego lub elektrycznego, w zależności od ciężaru i długości rzędu;
- systemu blokad – zabezpieczenia unieruchamiającego regały podczas pracy w korytarzu.
Warto rozróżnić dwa pojęcia, które bywają mylone. Regały archiwalne przesuwne to całe rzędy jeżdżące po szynach, co daje oszczędność powierzchni. To coś innego niż regał z przesuwnymi drzwiami, w którym sam korpus stoi nieruchomo, a przesuwają się jedynie fronty. W archiwach kompaktowych chodzi o to pierwsze rozwiązanie – ruchome są tu pełne segmenty.
Dwa razy więcej miejsca – na czym polega oszczędność powierzchni?
W tradycyjnym archiwum większość przestrzeni zajmują nie dokumenty, lecz korytarze. Przy rzędach ustawionych na stałe do każdego z nich trzeba zostawić osobne dojście, a te puste przejścia potrafią pochłonąć nawet połowę powierzchni pomieszczenia. To miejsce, które nie pracuje – służy wyłącznie temu, żeby dało się dojść do akt. System jezdny odwraca tę proporcję. Segmenty stykają się ze sobą i rozsuwają dopiero w chwili, gdy potrzebujesz dostępu, więc na cały blok wystarczy jeden korytarz roboczy zamiast kilku. Odzyskaną w ten sposób przestrzeń zapełniasz kolejnymi półkami, dzięki czemu regały przesuwne do archiwum mieszczą nawet dwa razy więcej dokumentów niż klasyczne ustawienie na tym samym metrażu. W praktyce przekłada się to wprost na pojemność liczoną w metrach bieżących akt. Tam, gdzie wcześniej mieściło się kilkaset teczek, po przejściu na rozwiązanie kompaktowe zmieści się ich niemal dwukrotnie więcej – bez powiększania pomieszczenia i bez wynajmu dodatkowej powierzchni. Z tego powodu regały archiwizacyjne sprawdzają się w każdym miejscu, w którym liczy się metr kwadratowy, a dokumentacji stale przybywa. Dobrze zaprojektowane regały na dokumenty pozwalają odłożyć decyzję o rozbudowie czy przeprowadzce nawet o kilka lat.
Dobór regałów do archiwum: co wziąć pod uwagę?
System jezdny to poważny zakup, dlatego przed zamówieniem warto przeanalizować kilka kwestii technicznych. Od nich zależy nie tylko pojemność, ale też bezpieczeństwo i wygoda codziennej pracy. Co ma znaczenie przy doborze regału do archiwum? Odpowiedź znajdziesz poniżej.
- Nośność półek i konstrukcji – jeden metr bieżący akt waży średnio około 35 kg, a pełne segregatory czy pudła archiwalne potrafią obciążyć półki znacznie mocniej. Nośność trzeba dobrać do rzeczywistej wagi dokumentów.
- Wytrzymałość stropu – regał jezdny skupia dużą masę na mniejszej powierzchni, więc przy archiwum na piętrze lub w starszym budynku obciążenie stropu należy sprawdzić jeszcze przed projektem.
- Rodzaj napędu – przy mniejszych układach wystarcza napęd korbowy, przy dłuższych i cięższych ciągach warto rozważyć elektryczny, który ułatwia przesuwanie w pełni obciążonych rzędów.
- Torowisko – prowadnice można ułożyć na posadzce lub wpuścić w jej poziom; drugi wariant jest wygodniejszy w obsłudze, ale wymaga przygotowania podłoża.
- Materiał i wykończenie – w pomieszczeniach o podwyższonej wilgotności, na przykład w piwnicach, sprawdzają się regały ze stali nierdzewnej, odporne na korozję.
Każde archiwum ma inną powierzchnię, wysokość i układ, więc gotowy rozmiar z katalogu rzadko wykorzystuje pomieszczenie w pełni. Dużo lepiej dopasować system do wnęk, skosów czy nietypowej szerokości ścian – i właśnie dlatego regały metalowe na zamówienie pozwalają zagospodarować przestrzeń w stu procentach, zamiast dostosowywać dokumentację do wymiarów gotowych mebli.
Ile kosztują regały przesuwne do archiwum?
Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi, ponieważ cena regałów przesuwnych do archiwum zależy od kilku czynników, a każda konfiguracja wyceniana jest osobno. Orientacyjnie koszt liczy się od metra bieżącego półki, a końcowa kwota rośnie wraz z wielkością systemu i wybranym wyposażeniem. Dlatego zamiast sugerować się gotowym cennikiem, najlepiej zacząć od określenia liczby metrów bieżących akt i wymiarów pomieszczenia, a następnie poprosić o indywidualną wycenę. Dzięki temu zapłacisz dokładnie za to, czego potrzebujesz, bez przepłacania za zbędne rozwiązania ani ryzyka, że system po roku okaże się za mały.
Regały przesuwne to najprostszy sposób, żeby poradzić sobie z archiwum, które pęka w szwach. Zamiast wynajmować kolejne pomieszczenie czy decydować się na przeprowadzkę, odzyskujesz miejsce tam, gdzie już je masz – eliminacja zbędnych korytarzy pozwala pomieścić nawet dwa razy więcej dokumentów na tej samej powierzchni. To rozwiązanie sprawdza się równie dobrze w niewielkim archiwum firmowym, jak i w rozbudowanych zasobach urzędów, kancelarii czy placówek medycznych. Sama pojemność to jednak nie wszystko. Zwarta zabudowa porządkuje układ akt i skraca czas dotarcia do konkretnej teczki – zamiast błądzić między wieloma rzędami, otwierasz jeden korytarz roboczy dokładnie tam, gdzie trzeba. W codziennej pracy archiwum, do którego sięga się wielokrotnie w ciągu dnia, daje to wymierną oszczędność czasu. Masz archiwum, które nie mieści już kolejnych teczek, albo dopiero planujesz jego organizację? Skontaktuj się z nami – podpowiemy, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Twoim pomieszczeniu.
